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Offre d'emploi : Coordonnateur·trice des événements

Type d’emploi
Temps-partiel, permanent

Salaire
22,00 $/heure, négociable en fonction de l'expérience, avec avantages sociaux

Exigence linguistique 
La maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est essentielle

Heures de travail 
25 heures par semaine

Horaire
Travail de jour en semaine, avec une certaine disponibilité en soirée ou la fin de semaine, selon le calendrier des événements

Date de tombée pour postuler
Le vendredi 8 août 2025

Date de début d’emploi
Le mardi 19 août 2025

À propos de SAW
Fondée à Ottawa en 1973, SAW est un centre d’artistes autogéré à but non lucratif qui se consacre à la présentation d’œuvres en art contemporain. Aujourd’hui, avec son intérêt pour le développement de publics et l'action communautaire, SAW est fier de rejoindre plus de 30 000 personnes par année. L’audacieux programme d’exposition du centre présente les travaux de plusieurs artistes que, souvent, les autres institutions artistiques au Canada ne prennent pas en compte. Espace constamment en évolution qui comprend des salles d’exposition, le Labo nordique, la Résidence Rochon, le Club SAW et la cour extérieure de SAW, le centre est idéal pour la présentation de performances, d’arts médiatiques et de nouvelles pratiques artistiques. Située dans la région de la capitale canadienne, SAW participe activement au discours politique sur la diversité culturelle, les droits des artistes et la liberté d’expression. SAW reconnaît et respecte la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones.

Chaque année, plus de 1 000 artistes et musicien·ne·s se produisent au Club SAW à des moments importants de leurs carrières. Espace polyvalent pouvant accueillir un public de 285 personnes, le Club SAW est une partie intégrante de SAW et contribue de manière importante au caractère du centre dans son ensemble. Équipé d’un bar et d’un système de son haut de gamme, le Club SAW peut servir à la projection de films et de vidéos aussi bien qu’aux concerts, happenings de performance, causeries d’artiste, festivals, tables rondes, conférences, lancements de livre, projets théâtraux, réceptions et ateliers. Rénové en 2019, le Club SAW, dans sa nouvelle version, a doublé de volume et comprend un bar offrant des produits régionaux, une galerie transformable, une loge pour les artistes, une scène accessible, des toilettes universelles et une cour extérieure entièrement réaménagée pour accueillir des événements et des festivals pendant l’été.

Profil du poste
Relevant de la direction, le ou la coordonnateur·trice des événements est responsable de la gestion des locations du Club SAW et de la coordination logistique des événements organisés par SAW. Ce poste exige une collaboration étroite avec l’ensemble de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des opérations.

Responsabilités principales

  • Assurer la coordination sur place de toutes les locations du Club SAW, y compris les communications avec les client·es;
  • Répondre aux demandes de location de manière rapide, constante et proactive;
  • Négocier et préparer les contrats de location pour les événements;
  • Recevoir les paiements et accomplir les tâches administratives liées aux événements, avec l’appui de l’administratrice;
  • Faire le suivi auprès des locataires potentiel·les pour confirmer les réservations;
  • Tenir des rencontres individuelles de coordination avec les locataires avant leur événement;
  • Communiquer efficacement les besoins liés aux événements à la gérance du bar et à la direction technique; organiser des rencontres hebdomadaires et les tenir informées au besoin;
  • Travailler avec la gérance du bar et la direction technique pour s’assurer que la salle du Club SAW est en bon état et approvisionnée en fournitures nécessaires;
  • Maintenir les dossiers et documents liés aux activités et opérations du Club SAW;
  • Présenter des mises à jour sur les locations et le fonctionnement du Club SAW lors des réunions hebdomadaires de l’équipe;
  • Travailler avec la coordonnatrice des communications et du rayonnement pour assurer la promotion des événements de location du Club SAW qui se rapportent au mandat de SAW par l’entremise des médias sociaux;
  • Collaborer avec la coordonnatrice des communications et du rayonnement pour promouvoir, sur les médias sociaux, les événements du Club SAW en lien avec le mandat de SAW;
  • Développer et mettre en œuvre des stratégies pour renforcer et faire croître le programme de location du Club SAW;
  • Être présent·e lors des événements de location du Club SAW, au besoin, afin de résoudre les problèmes pouvant survenir;
  • Coordonner la logistique des événements organisés par SAW, tels que les vernissages et les événements spéciaux, et agir comme personne-ressource principale lors de ces événements;
  • Participer à toutes les étapes des événements de SAW, de la planification au montage;
  • Gérer les bénévoles lors des événements spéciaux, en veillant à ce qu’ils et elles soient bien informé·es de leur rôle et remplissent leurs fonctions, en collaboration avec la coordonnatrice des communications et du rayonnement;
  • Collaborer avec la gérance de la Cour des arts et le personnel des installations pour répondre aux exigences logistiques liées aux événements;
  • S’assurer que les réservations du Club SAW respectent les politiques et lignes directrices du centre, de la Ville d’Ottawa et de la CAJO;
  • À l’occasion, ouvrir et fermer les salles d’exposition de SAW et accueillir les visiteurs à la réception, selon un horaire établi.

Responsabilités partagées
Relations publiques; préparation des vernissages et des événements spéciaux; distribution du matériel didactique; développement des publics; archivage; entretien général des lieux; élaboration de plans et d’objectifs à court et à long terme pour le Club SAW

Exigences

  •  Minimum d’une année d’expérience dans un poste comparable ou équivalent;
  • Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, obligatoire;
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles et grand sens du service à la clientèle;
  • Excellentes habiletés de communication à l’oral et à l’écrit;
  • Forte motivation à répondre aux besoins des locataires;
  • Aimer interagir avec et soutenir le public;
  • Capacité à faire preuve de bon jugement et à travailler de manière autonome;
  • Solide éthique de travail, sens de l’organisation et de la planification, et souci du détail;
  • Capacité démontrée à mener plusieurs tâches de front dans un environnement au rythme soutenu;
  • Souplesse et capacité d’adaptation face aux priorités et aux horaires changeants;
  • Aptitude à résoudre des problèmes et à collaborer étroitement avec la direction et les membres de l’équipe;
  • Capacité à représenter SAW comme ambassadeur·rice et principale personne-ressource lors des locations et événements;
  • Disponibilité pour travailler certains soirs et fins de semaine, selon le calendrier des événements;
  • Flexibilité pour s’adapter à un horaire irrégulier au besoin;
  • Une connaissance de SAW et des centres d’artistes autogérés constitue un atout;
  • Une connaissance des organismes communautaires et à but non lucratif de la région Ottawa-Gatineau constitue également un atout.

Comment postuler
Veuillez faire parvenir une lettre de motivation et votre CV à info@centre-saw.com, en indiquant « Coordonnateur·trice des événements » dans l’objet du courriel, au plus tard le vendredi 8 août 2025.

SAW est engagé envers l’équité en emploi et encourage les candidatures de personnes issues de communautés en quête d’équité, notamment les peuples autochtones, les personnes noires, les personnes de couleur, les personnes en situation de handicap et celles qui s’identifient comme LGBTQ2S+.

Tous les candidat·e·s recevront un accusé de réception par courriel.